Nem toda equipe que precisa lidar com deslocamento dos funcionários consegue elaborar um relatório de despesas de viagem corporativa da forma mais organizada e eficiente possível.
O problema é que essa ferramenta é essencial para a saúde financeira da empresa e também é essencial para a segurança dos colaboradores em geral, que podem ter mais conforto e tranquilidade toda vez que são encarregados de comparecer em eventos externos.
Sabendo dessa dificuldade, pensamos em ajudar produzindo este conteúdo com algumas informações que podem simplificar sua vida na hora de preencher ou elaborar tal relatório.
Continue lendo para saber sobre vários detalhes que podem melhorar esse processo! Essas dicas valem tanto para quem precisa otimizar relatórios já existentes, quanto para quem precisa criar relatórios do zero.
Acompanhe!
Tudo começa pela política de viagens!
Como você deve saber, as políticas de viagens corporativas são orientações e regras direcionadas aos colaboradores que cuidam da gestão dessas viagens ou que são encarregados de fazer os deslocamentos externos.
Esse compilado apresenta todas as diretrizes da empresa, bem como os seguintes pontos:
Objetivos;
Previsões de gastos;
O que pode ser reembolsado;
Instruções sobre os processos básicos para comprovação de despesas;
Quando fazer adiantamentos;
Responsabilidades de cada colaborador envolvido;
Especificar tudo que precisa constar nos relatórios;
Entre outros detalhes.
Como cada tipo de viagem e cada responsabilidade profissional demandam seus próprios cuidados, é preciso analisar todas as possibilidades e especificar todos os detalhes citados acima para evitar prejuízos ou outros transtornos.
O propósito de tudo isso é facilitar a vida de quem vai se deslocar e de quem vai ficar na empresa, de forma que a prestação de contas aconteça da forma mais organizada e rápida possível.
Para elaborar relatório de viagens é preciso trabalhar com antecedência e planejamento
Uma vez que sua política for definida e estiver completa, o próximo passo é trabalhar no planejamento de cada etapa das viagens corporativas.
Tendo um planejamento detalhado, todo o processo de fazer relatórios será mais fluido e preventivo a todos os imprevistos.
Pensando nisso, o seu planejamento deve conter informações como datas de ida e volta da viagem, quantos dias serão necessários para cumprir com todas as demandas da empresa, quais são as melhores formas de deslocamento, qual é a média de variação dos preços das refeições e hospedagem no destino, quantos membros da equipe devem comparecer a viagem, formas de pagamento para as despesas (especificando se será reembolso, adiantamento ou cartão corporativo) e tudo que for necessário para evitar imprevistos.
Todas essas informações vão ajudar a facilitar o reembolso de despesas de cada viagem.
Ah! E é importante contar com a participação dos funcionários que irão se deslocar. Para fazer planejamentos, considere o conforto e as necessidades básicas desses representantes externos da empresa, porque a insatisfação dessas pessoas pode resultar em baixo rendimento em reuniões da viagem ou até mesmo desmotivação para explorar ao máximo as oportunidades que a empresa pode ter durante as viagens.
Mas, afinal, quem fica responsável por elaborar o relatório?
Notavelmente o relatório de despesas de viagem começa a ser produzido muito antes da viagem em si, portanto, é fundamental compartilhar todo o planejamento citado no tópico anterior para o representante que vai viajar. Dessa forma, seus colaboradores podem tomar decisões conscientes de tudo que precisará ser incluído ou não no relatório que eles farão.
Ou seja, podemos dizer que o relatório começa com a equipe de gestão e termina com os representantes que foram à viagem.
Como a questão das atribuições podem se tornar problemas e dores de cabeça depois das viagens corporativas, todos os membros da equipe envolvidos precisam estar a par do papel que devem desempenhar e assim terão um resultado satisfatório.
Para ter mais facilidade ainda, é interessante usar uma plataforma que registre todas as despesas e até funcione como um controle de gastos para as duas partes - como, por exemplo, usando a plataforma da Portão 3.
Outros detalhes que precisam ser registrados no relatório
Além de tudo que mencionamos até agora, é importante registrar o que é reembolsável e quando seria melhor trabalhar com adiantamentos nas viagens corporativas (desde que a política de viagens seja explícita e acessível sobre como os colaboradores da empresa devem agir nessas ocasiões).
As regras de reembolso podem variar de acordo com a empresa. Mesmo assim, todos os gastos ligados ao cumprimento de atividades trabalhistas são responsabilidade exclusiva do empregador.
Sendo assim, todos os custos relacionados com hospedagem, alimentação e translado/transporte (aéreos ou terrestres) estão incluídos nas responsabilidades da empresa.
É possível que você esteja se perguntando “outros tipos de despesas podem ser reembolsadas?”. A resposta é: tudo vai depender de acordos e definições da política da empresa. Essas despesas podem ser de vestimentas adequadas para eventos específicos, taxas de inscrição para esses eventos, ingressos adicionais etc.
Inclusive, para trabalhar com adiantamentos, as orientações são bem semelhantes - o que quer dizer que tudo depende do acordo entre empregados e empregadores, além da cultura organizacional também influenciar.
Como já é possível prever alguns gastos antes da viagem, o adiantamento pode funcionar. Já para custear outros que são imprevisíveis antes do deslocamento, o melhor é ter comprovações detalhadas para compensá-las no retorno.
E como agir em situações emergenciais?
Por falar em imprevistos, não podemos esquecer ou deixar de considerar que reuniões podem mudar de local, podem acontecer acidentes, eventos sofrer adiamento ou ser estendidos e até é possível que novas prospecções apareçam sem nenhuma previsão.
Considerando essas e outras possibilidades, um planejamento reserva para emergências é super importante, até porque as requisições para novos subsídios financeiros devem ser tratados individualmente e de forma objetiva. Também é indispensável que sejam guiados pela proteção da integridade de colaboradores e pelos principais objetivos da empresa.
Conseguiu perceber que existem muitos desafios para elaborar relatórios sem nenhuma referência? Sem ter esse tipo de controle, a empresa pode acabar perdendo oportunidades e tendo problemas frequentes com as despesas de viagem corporativa.
Se quiser contar com soluções que vão aprimorar – e muito – o desempenho desse processo nessas e outras situações, conte com a Portão 3.
Que tal acessar nosso site e conhecer nossas ferramentas para gestão financeira de viagens empresariais? Você não vai se arrepender!
E, em caso de dúvidas, não hesite em falar com um representante de nossa equipe.
8 de jul. de 2022
