As planilhas são ferramentas úteis, que facilitam muito o dia a dia de profissionais nas mais diversas atividades corporativas - o que vai desde o planejamento de uma viagem corporativa para um projeto específico até as atividades rotineiras dos centros de custos.
Todavia, a realidade da maioria das empresas é o uso de planilhas manuais, o que implica em processos lentos e sujeitos à burocracias.
Para conseguir ter mais agilidade no desempenho de suas funções e melhor visibilidade das informações, recomendamos que conte com plataformas digitais. Nesse caso, também é possível desfrutar dos benefícios como: automatização, otimização e sincronização de processos, leitura de dados e relatórios em tempo real.
Graças a essas características, essa solução é muito utilizada por empresas de todos os portes e segmentos em planejamentos financeiros.
Continue acompanhando para saber mais sobre esse assunto e identificar quais são as principais diferenças entre as planilhas manuais e plataformas de gestão!
Diferenças entre planilhas e plataformas.
É muito comum que algumas pessoas pensem: “se está funcionando, por que mudar?”. Também há quem pense que investir em planilhas e plataformas digitais será uma aposta comprometedora para os custos da empresa.
Entretanto, diante dessas questões, o melhor é pensar que tentar definir um novo modelo de processos ao invés de seguir uma metodologia baseada exclusivamente no uso de planilhas manuais pode ser a melhor decisão para evitar muitos problemas.
O uso desses métodos acaba sendo ineficaz e frustrante em diversas situações. Quer entender por quê? Continue acompanhando e conheça os motivos que identificamos.
Elaboração de um planejamento
Fazer planejamento manualmente é uma atividade sujeita a erros e inflexibilidades. Normalmente, as planilhas manuais são grandes e complexas, já que tem vários detalhes e processos relacionados à sua função.
Isso tudo costuma ser um desafio até mesmo para os seus próprios desenvolvedores.
A inflexibilidade está relacionada com o seguinte ponto: uma vez que a planilha é criada, dificilmente pode ter sua estrutura alterada. Isso implicaria em uma mudança geral - o que pode implicar em muita dor de cabeça.
Também é preciso considerar que as planilhas manuais precisam ser corretamente representadas em um conjunto de planilhas que já existem, de maneira interligada e cheia de macros.
É assim que podem surgir problemas de fórmulas corrompidas, perda de premissas essenciais e falta de integridade dos dados, por exemplo.
Por sua vez, a plataforma consegue evitar todos esses problemas, além de agilizar consideravelmente a rotina de todos que precisam utilizá-la para fazer planejamentos com planilhas.
Colaboração de equipes diferentes
Não podemos deixar de considerar as principais tendências relacionadas a melhorias nos processos corporativos, por isso, não há como evitar a tendência de prezar pela colaboração entre equipes.
Pensando em planilhas e na hierarquia de uma empresa, não há como negar que é desafiador compartilhar informações.
Mesmo com ferramentas inovadoras de proteção de células, os erros costumam fazer parte do processo de enviar e receber planilhas, infelizmente.
Posteriormente, esses erros são replicados ao longo da cadeia, até que sejam identificados ao final do processo (se é que forem).
Isso acontece porque as planilhas manuais costumam ser feitas em ferramentas adequadas para produtividade pessoal, como o Excel, por exemplo.
Ainda que tenha revolucionado a forma com que as empresas se organizaram, não foi criado para ser ferramenta de uso para equipes.
Enquanto isso, as plataformas são ferramentas feitas para facilitar o uso comum sem perda de informações. Dessa forma, as pessoas conseguem trabalhar em conjunto usando o mesmo sistema e agregar no trabalho dos outros.
A plataforma ressignifica também a forma com que as equipes costumam se comunicar, uma vez que todos os colaboradores conseguem ter acesso às informações que precisam trocar e até receber notificações no próprio celular.
Qualidade de vida no trabalho
Quem já teve a experiência de lidar com planejamentos em planilhas ao menos uma vez na vida sabe bem que é essa uma grande fonte de sobrecarga e, consequentemente, provoca frustrações às pessoas envolvidas.
Isso implica em um eterno vai e vem de planilhas, alterações, controle de datas e uma grande lista de versões.
Isso sem falar na atenção que exigem até que as alterações recebidas sejam consolidadas, o que vai depender de uma carga de trabalho intensa para os responsáveis por tais mudanças.
Por todas as características que já descrevemos ao longo deste conteúdo, deu para perceber que as plataformas digitais facilitam qualquer tarefa, certo?
Graças ao poder da tecnologia, é possível automatizar ações que são feitas com muito mais esforço nas planilhas manuais. Isso quer dizer que o trabalho fica mais simples e, ao mesmo tempo, mais rápido - o que abre margem para dedicar atenção e foco em outras atividades.
Integração de informações nos sistemas da empresa
Todos os processos baseados em planilhas vão demandar certos malabarismos por parte da equipe até que suas informações sejam armazenadas nos sistemas transacionais que permitem a integração de dados.
Assim, todas as demandas vão implicar em um ecossistema isolado, que vai precisar do acompanhamento de especialistas e alguns investimentos periodicamente.
As planilhas manuais exigem inserção de dados de forma manual também, abrindo margem para uma possibilidade de mais erros (o que corrompe muito mais o processo).
Já a plataforma digital diminui o índice de falhas por falta de atenção ou desgaste psicológico, como também tem registro de várias informações importantes para as equipes de uma mesma empresa.
Como mencionamos, facilita a troca de informações em tempo real, mas também é responsável por armazenar um histórico.
Mudança de rumos
As planilhas usadas para soluções financeiras precisam de um ciclo muito longo até que estejam sólidas.
Todavia, o uso excessivo de planilhas vai conceder pouco tempo para modelagens, simulações ou se quer análises.
Ou seja, as empresas que baseiam seus processos em planejamentos financeiros apenas planilhas manuais, nem sempre tem um produto final compatível com a projeção criada.
Geralmente, as planilhas são desenvolvidas com base nos registros de resultados de um determinado período anterior, apenas com poucos ajustes nas receitas e despesas.
Tudo isso pode representar perigo para a empresa, já que pode gerar incapacidades naturais para o negócio, exigindo mudanças constantes para acompanhar o mercado sem sair do seu modelo.
Nesse caso, a vantagem de plataformas digitais é a possibilidade de alterar dados e otimizar os processos sempre que for necessário. O melhor de tudo é que essas melhorias podem ser feitas com apenas alguns cliques.
Vale lembrar que tais funcionalidades vão depender da plataforma escolhida e das políticas da empresa.
Como utilizar planilhas digitais?
Sabemos que as planilhas são ferramentas indispensáveis, uma vez que são extremamente poderosas e de fácil entendimento para todos (quase como um idioma universal).
No entanto, como foi possível notar, um planejamento financeiro e processos de gestão baseados exclusivamente em planilhas manuais podem ser a fórmula certeira para aborrecimentos e adversidades
Felizmente, nós, da Portão 3, podemos te oferecer uma solução.
Ao disponibilizar uma das melhores plataformas para gestão de despesas, planejamento financeiro e gestão de viagens, todos os seus colaboradores podem trabalhar de forma mais produtiva, integrada e que ainda vai agregar valor aos processos em que for utilizada.
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Se quiser conhecer mais dicas sobre gestão de despesas com planilhas e outras ferramentas, continue acompanhando nossos conteúdos aqui do blog.
7 de nov. de 2022
