Recentemente, batemos um papo com a Antonio Andrade, Supervisor de Auditoria na empresa Lojas Guaibim, pertencente ao Grupo Ramiro Campelo.
Esta é apenas uma das conversas que temos com nossos clientes, e que permite à nossa equipe entender o impacto real que a Portão 3 está trazendo em cada operação. Então, separe alguns minutinhos, pois vale a pena entender por que nossas parcerias com os clientes alcançam resultados de sucesso.
Como era a operação das Lojas Guaibim antes da Portão 3?
“Antigamente, na outra modalidade que existia, demorava-se uma semana para liberação de valores nos cartões corporativos que a gente tinha no nosso departamento. Então, um departamento que costumavam viajar todos os auditores, onde eles viajam todos os dias, todas as semanas, quando retornavam, a operação de despesa era toda manual.
Sentava um cara no computador, preenchia uma planilha padrão, anexava as notas fiscais nessa planilha, então, virava um calhamaço de papel grande. Nessa operação existia uma filtragem e quando os auditores finalizavam as prestações de contas, eles entregavam também os relatórios de despesas pra mesa, que é a nossa mesa de atendimento da auditoria.
Em seguida, a gente fazia uma pré-checagem dos valores e aí sim direcionava essas prestações para o departamento responsável, que é a controladoria do departamento financeiro. Porque humanamente é impossível você controlar todas as situações de vendas, principalmente com 10 auditores viajando todos os dias ou todas as semanas.
Fora que o departamento de controladoria não resolve só a questão do departamento de auditoria. É a empresa toda, além de administrar todo o resumo de despesas, entendeu? Então, a gente faz uma pré-filtragem hoje com a plataforma que a Portão 3 disponibiliza.”
Em comparação com antes, como a P3 ajuda as Lojas Guaibim?
“Antes um auditor sozinho demorava de 3 a 4 dias para montar um relatório de despesa e prestação de contas. Hoje é automático. Ele chega de viagem, não precisa fazer o relatório, porque na própria viagem já é concluído o processo. Então, o tempo gasto reduziu drasticamente, além de reduzir a dor de cabeça do auditor quanto ao relatório e também reduziu drasticamente o custo operacional.
Eu até brinco com o time que fui resolver um problema de cartão e o time resolveu o problema todo pela Portão 3, além de resolver todo o problema da auditoria quanto a questão de despesas.
Dá pra resolver questão de controle de pagamento, modalidade de pagamento, que é direto com o cartão da Portão 3. Sem contar na liberação dos valores e as despesas, que a Portão 3 oferece, ou seja, eu faço tudo isso de forma instantânea. Eu não preciso perder tempo e sentar para fazer relatório de despesa, não preciso demorar para receber um valor no meu cartão, eu não preciso transferir um valor do meu cartão para minha conta pessoal.
Se eu manualmente comprovar errado, isso gera problemas com a Receita Federal. Então, imagine um auditor, que tem um salário base de R$ 2.000,00 a R$ 13.000,00, receber em 1 mês R$ 1020,00 - R$ 1.000,00. Como é que ele consegue comprovar que não é dele? Na Receita Federal já tive problemas, então a Portão 3 consegue resolver isso também, porque o uso é todo no cartão. E aí eu não tenho problema.
Nessa questão do departamento de auditoria, (a Portão 3) resolveu muitos problemas e a gente abriu a cabeça, porque a Portão 3 tem muitos outros fatores que ela vai resolver. Ela agrega muito mais na nossa empresa, como resolver questões operacionais que antes eram feitas de forma totalmente manual. Então, a gente só tem a agradecer quanto a isso.”
Vocês enfrentaram alguma resistência para confiar na P3?
“Em primeiro momento, todo o processo de mudança gera uma resistência. A gente sempre pensa: Ah, não vai dar certo.
A gente começou a testar a plataforma e fazer manualmente para checar, ver se batia ou não com o nosso controle. A plataforma já resolveu tudo que a gente mais sofria nessas operações, só tenho a agradecer imensamente.
Agora a operação está sendo 100% pela Portão 3, além de todas as viagens do departamento e todas nesse mesmo critério: automatizadas. Então, quando o auditor chega no escritório, na base para poder montar algum tipo de relatório, prestação de pontos, ele não faz mais e todo o processo, tanto de recebimento quanto de devolução de valores, é automatizado. Foi maravilhoso.
Só para você ter ideia, numa prestação de contas, demorava-se 3 a 4 dias para ser montada. Então, um auditor fica na base fazendo a prestação de contas de 3 a 4 dias. Hoje ele não fica de 3 a 4 dias, porque durante a viagem ele já faz.
São 3 a 4 dias com o auditor parado para fazer prestação de contas. Só nisso já é ganho, entendeu? Fora a questão da velocidade, tanto em recebimento quanto em devoluções de valores para a empresa, que a Portão 3, por ser a modalidade Pix, ajuda nessa agilidade.
Então, tanto o recebimento quanto as devolutivas para a empresa é automática. Antes era manual e demorava mais de uma semana para receber ou mais de uma semana para devolver. Hoje é automático, então não perde tempo. Posso até dizer que 40% do tempo da gente era para resolver questões financeiras do departamento, por ser um departamento que viaja constantemente. Hoje é menos de 10%.”
Como você vê essa parceria com a Portão 3?
“Nesse quesito, eu digo mais que só tende a crescer. A Portão 3 não é só cartão, são outras coisas. Acho que vocês fazem muito mais coisas aí e resolvem muito mais problemas.
Então, a Portão 3 tá indo nesse sentido de não ser somente um cartão e uma plataforma de gestão de pagamento de viagem para a gente, mas sim ser uma gestão de pagamento financeiro que vai abranger, vai resolver muitos problemas hoje para o nosso time.
Um exemplo foi a questão da frota. A Portão 3 acabou de mostrar que tem uma especialidade na questão de frota, o que vai ajudar a gente com essa demanda. Só temos a agradecer.
Até hoje, eu nunca tive problemas quanto ao suporte daqui. Não vou falar o nome de pessoas aqui pra não esquecer de outras, mas é assim. Eu digo para você que até hoje eu nunca tive problema. Sempre fui bem atendido.
Ah, se eu preciso de uma uma reunião para fazer um treinamento com o departamento financeiro, para explicar a plataforma de hoje pra amanhã, sempre foi bem flexível, sempre. A resposta sempre foi muito rápida e muito objetiva, então nunca tive problemas quanto a resposta de nenhum time de suporte, até mesmo pela questão comercial também.
Vocês tratam o cliente, os parceiros de forma humanizada. Não é mais um cliente ali, vendeu, acabou e deixou de lado. Não. Vocês realmente tratam o cliente de forma diferenciada. Eu estou falando por mim e eu estou ouvindo isso de outras pessoas que estão aqui (no evento). Então, realmente não é só um entendimento meu, é um entendimento de várias outras pessoas, tanto parceiro, quanto cliente de vocês.”
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7 de nov. de 2023
