Gerir os gastos de uma empresa é uma grande responsabilidade, o que precisa ser feito da melhor forma possível. Por isso, os gestores encarregados dessa missão precisam garantir que as despesas estão sendo lançadas corretamente e agilizar todas as ações que envolvem questões financeiras de seus colaboradores.
Porém, infelizmente, nem sempre esse é o cenário real das empresas. Nessas horas, usar um aplicativo para controlar os gastos de sua empresa pode ser uma excelente saída!
Já pensou sobre isso? Tem algum tipo de receio ou dúvida sobre esse recurso? Neste artigo nós separamos algumas informações que podem te ajudar a tomar uma decisão e conhecer as principais vantagens de usar um aplicativo para controle de gastos e despesas corporativas.
Confira até o final para descobrir como um sistema pode ajudar a economizar, ter mais produtividade, entre outros benefícios.
1º benefício: segurança
Sem dúvidas, a segurança é o critério mais importante na hora de escolher usar softwares, especialmente para quem tem receio justamente por isso.
É importante garantir que os dados da empresa e dos colaboradores estejam bem guardados e protegidos em qualquer circunstância. Afinal, ninguém quer passar por situações de roubo de informações ou sequestro de dados.
Saiba que contar com um aplicativo confiável e seguro para controle de gastos é algo que pode proporcionar muito mais tranquilidade em relação a tudo isso.
A segurança desse tipo de sistema também impede o extravio de comprovantes e notas fiscais, o que é muito comum no setor de gestão financeira de uma empresa.
Sem falar que também há mais segurança em relação a exatidão de informações registradas e ações feitas do que no controle de despesas corporativas feito manualmente.
2º benefício: rapidez
Se você passa horas em frente a uma planilha para atualizar os gastos da empresa e de seus colaboradores, chegou a hora de usar um aplicativo para controle de gastos que pode fazer tudo automaticamente, de forma muito mais rápida.
Ao pagar qualquer conta ou sanar qualquer despesa, basta fotografar o comprovante e pronto. Automaticamente esse custo será lançado no aplicativo e ficará registrado no sistema.
Todo o processo de revisão e aprovação da despesa também pode ser feito pelo próprio software, de forma integrada, o que vai agilizar o processo de verificação de outros setores e garantir o pagamento dos funcionários, parceiros ou fornecedores.
3º benefício: facilidade
As políticas da maioria das empresas são conhecidas por seu engessamento e burocracia. Por isso, a aprovação de uma despesa pode levar semanas até passar por todos os responsáveis e finalmente chegar ao departamento financeiro (mesmo que seja sobre algo importante para o crescimento da companhia).
Esse tipo de delonga e ineficiência pode acarretar em muitos prejuízos para o negócio, como atrasos no fechamento de contas, insatisfação dos colaboradores e perda de grandes oportunidades.
Tais riscos estão bem distantes do que sua empresa tem como objetivo, não estão?
Se estivermos seguindo a mesma linha de raciocínio que seu time, é interessante ressaltar que um sistema para controle de gastos corporativos ajuda a agilizar todos os processos mencionados.
As pessoas envolvidas nessas tarefas têm acesso imediato às atualizações e conseguem interagir em tempo real quando usam um aplicativo próprio para controle de despesas.
Isso quer dizer que, em poucos minutos, uma despesa pode ser inserida no sistema e aprovada pelo supervisor responsável. Depois, basta enviá-la para o departamento financeiro e tudo estará resolvido.
4º benefício: mobilidade
Por mais que não seja algo tão mencionado, as empresas precisam de mobilidade para aproveitar todo o potencial do negócio, que se limita muito se todas as atividades estiverem sujeitas a pessoas que ficam presas a quatro paredes e práticas manuais.
Queremos dizer que o uso de uma plataforma de despesas permite a resolução de todas as obrigações e informações atualizadas de qualquer lugar. Os gestores e todos do time passam a ter acesso aos lançamentos independente de onde estiverem, podendo cumprir com a sua função o mais rápido possível.
Isso é possível porque um software para controle de gastos de uma empresa, especialmente se for em nuvem, pode ser acessado a qualquer hora e por qualquer pessoa. Basta usar um computador ou celular com acesso a internet e pronto! Problema resolvido.
5º benefício: redução de gastos
Alguma vez você já calculou quanto a sua empresa costuma gastar com materiais de escritório ou em quanto dinheiro é perdido quando há demora nos processos dentro do negócio?
Se for fazer essa conta, você vai perceber que os gastos da organização são potencializados de maneira impressionante na maioria das vezes.
Para eliminar custos desnecessários de um negócio e evitar o desperdício de materiais de escritório, implante um software em nuvem ou use uma plataforma que sua empresa possa digitalizar documentos relacionados às despesas corporativas.
6º benefício: controle das despesas
Dados muito importantes para entender onde o dinheiro da empresa está sendo gasto podem estar sendo perdidos e você nem ao menos sabe. Isso é bem comum quando não se utiliza nenhum recurso ou ferramenta segura para o controle de despesas corporativas.
Também é importante falar que ao usar recursos digitais é mais fácil de encontrar soluções para reduzir custos - até porque você só pode tomar boas decisões quando tem acesso a todos os dados e consegue entendê-los, não é?
Outro benefício de aplicativos e plataformas para controle de gastos é poder lançar as despesas, classificá-las e ainda gerar relatórios gerenciais. Dessa forma, você fica com a gestão de despesas corporativas sempre em suas mãos, literalmente.
7º benefício: satisfação
Você ou alguns de seus colaboradores já reclamaram da demora de processos para acertar despesas da empresa ou do desgaste rotineiro por ações repetitivas e falhas? Esses são sinais de insatisfação, que impactam diretamente a motivação e qualidade de trabalho dos envolvidos.
Controlar gastos de empresas com um aplicativo específico ou plataforma desenvolvida para lidar com despesas vai ajudar a manter todos satisfeitos.
Além de qualidade de vida, você tende a ter reações positivas quando nota a redução de custos e rapidez nos processos, além de ouvir menos reclamações de funcionários.
Em suma, todos saem felizes e a empresa sai ganhando muito na história!
Em vista de todos os benefícios apresentados, não há mais porque perder tempo e dinheiro. Entre em contato com um consultor da Portão 3 agora mesmo e solicite uma demonstração de nossa plataforma.
Aproveite para esclarecer suas dúvidas e conhecer as vantagens de contar com as nossas soluções para lidar com despesas!
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8 de jul. de 2022
