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A cada viagem corporativa que acontece na empresa pode ser difícil conseguir organizar e gerir os documentos comprobatórios dos gastos dos seus colaboradores. São tantos comprovantes, recibos de passagens, declarações e contratos que é comum que a área administrativa e financeira possam se perder um pouco na hora de cuidar de tudo. Então, todo cuidado é pouco.
Pensando nisso, entendemos a necessidade de trazer dicas que vão ajudar o seu setor a se organizar da forma correta. Assim, toda viagem corporativa que surgir não deverá ser mais uma dor de cabeça, mas sim uma demanda resolvida com sucesso.
Esperamos que você tenha uma boa leitura.
Por que ter atenção com cada viagem corporativa?
Os documentos envolvidos em cada viagem corporativa são muito importantes para a empresa. Afinal, com eles a empresa consegue ter um melhor controle financeiro sobre seus gastos e prestar contas ao Fisco, quando necessário.
Neste último quesito, o Fisco é a autoridade responsável pelo pagamento de impostos de todas as esferas que recolhem tributos no Brasil. Portanto, o objetivo do Fisco é controlar para que não haja sonegação de impostos das empresas em todo território nacional.
Caso a sonegação seja constatada, a empresa pode sofrer com várias sanções. Entre elas, multas e até paralisação das atividades.
Talvez você esteja se perguntando: “E o que fazer para não correr estes riscos?” Bom, é o que vamos descobrir agora com nossas 4 dicas abaixo. Continue lendo para conferir.
4 dicas para gerir as viagens da empresa
Confira agora as dicas essenciais para te ajudar a gerir todos os documentos de cada viagem corporativa da sua empresa. Veja abaixo:
1 - De olho na autenticidade dos documentos
O primeiro passo para cuidar da viagem corporativa da sua empresa está nos documentos. Ao receber os documentos vindos dos seus colaboradores, é muito importante checar a autenticidade de cada um deles. Ao ter certeza que os documentos são verdadeiros, isto garante segurança na hora de comprovar gastos e impostos da empresa.
Por isso, é de extrema importância que a sua empresa tenha uma política de instrução para os funcionários sobre a comprovação de gastos. Assim que houver um gasto do colaborador, é essencial que o mesmo saiba como resgatar as notas e comprová-las no momento certo.
Se necessário, conte com a consultoria de um especialista em documentoscopia. Este profissional pode ajudar o seu setor a entender a veracidade dos documentos e como tratar no caso de uma possível inveracidade.
2 - Digitalize os documentos
Mesmo que muitos documentos possam ser enviados de forma digital, esse cenário nem sempre é uma realidade. Ainda é comum que recibos, comprovantes e outros documentos sejam disponibilizados em formato físico.
Assim, se esses documentos chegarem até o seu setor em forma física, tenha à disposição uma forma de digitalizá-los. Dessa maneira, seu setor não corre riscos quanto à preservação do documento sobre danos irreversíveis, dificultando seu uso e comprovação.
3 - Tenha uma nuvem de armazenamento
Está com todos os documentos digitalizados? Agora vem a etapa de armazenamento seguro. Algumas empresas ainda preferem manter os arquivos dentro de um servidor interno. Não desaconselhamos que se faça isso, caso sinta maior segurança.
Porém, ter um armazenador externo em formato de nuvem também é essencial. Afinal, o seu setor passa a ter mais de um ambiente onde estes documentos estão guardados, aumentando a segurança contra perdas.
4 - Categorize suas informações
Assim que o seu setor digitalizar e armazenar essas informações, é o momento de categorizar tudo. Ou seja, separar por categorizar cada informação de acordo com seu nível de importância e tipo de documento.
Abaixo você encontra alguns exemplos de como as categorias podem funcionar. Entenda:
Recibos de viagens aéreas de ida;
Recibos de viagens aéreas de volta;
Despesas com deslocamento móvel;
Despesas de alimentação;
Despesas com hospedagem.
Além disso, também é possível separar as categorias da viagem corporativa de acordo com períodos e datas. Ter esse método vai te auxiliar a encontrar de forma rápida e fácil a informação que você precisar.
Não precisa ser difícil! A Portão 3 tem tudo em um só lugar
Neste artigo foi possível entender que gerir os documentos de viagem corporativa possuem importância extrema. Esta importância existe devido ao controle financeiro da empresa e pela necessidade de comprovação de tributos e impostos.
Sendo assim, saber como identificar a autenticidade dos documentos, digitalizar, armazenar e categorizar essas informações vão ajudar o seu setor a não se perder em cada processo para cuidar do período posterior a cada viagem dos seus colaboradores.
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15 de fev. de 2023
